Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) menerapkan sistem gate access sebagai mekanisme keluar-masuk pengunjung. Kebijakan ini menjadi bagian dari upaya untuk menjawab dua kebutuhan utama, yakni meningkatkan keamanan bagi pengguna perpustakaan dan arsip serta memantau data pengunjung sebagai dasar evaluasi dan pengembangan fasilitas layanan. Dengan sistem ini, aktivitas keluar-masuk pengunjung dapat tercatat secara otomatis melalui sistem informasi yang terintegrasi.
Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP, MBA, menyampaikan bahwa pemanfaatan teknologi menjadi langkah penting dalam pengelolaan perpustakaan modern. “Gate access memungkinkan kami menjaga keamanan ruang layanan sekaligus memperoleh data pengunjung yang akurat untuk mendukung peningkatan kualitas layanan,” ujarnya.
Untuk mendukung implementasi sistem tersebut, Perpustakaan dan Arsip UGM menyelenggarakan pelatihan bagi pengelola dan tim terkait pada Rabu, 17 Desember 2025. Dalam kegiatan tersebut, Wahyu Tri Widodo dari Aino Indonesia, selaku mitra penyedia sistem gate access, menjelaskan mekanisme kerja gate access yang terintegrasi dengan aplikasi SIMASTER VNEXT serta website khusus bagi pengunjung umum yang saat ini masih dalam tahap pengembangan. Melalui integrasi ini, sistem mampu mengakomodasi akses bagi civitas academica maupun pengunjung non-UGM secara lebih tertib dan terdata.
Menurut Wahyu, integrasi sistem ini memungkinkan pencatatan kunjungan dilakukan secara real-time. “Data yang terekam akan membantu pengelola memahami pola kunjungan dan tingkat pemanfaatan layanan perpustakaan dan arsip, sehingga pengembangan fasilitas dapat dilakukan secara lebih tepat sasaran,” jelasnya.
Sistem gate access dijadwalkan melalui masa uji coba operasional pada 15–31 Desember 2025 sebagai tahap awal sebelum diterapkan secara penuh. Pada periode ini, pengelola melakukan pemantauan teknis sekaligus evaluasi penggunaan sistem oleh pengunjung untuk memastikan seluruh mekanisme berjalan sesuai prosedur. Hasil uji coba tersebut menjadi dasar penyempurnaan layanan sebelum gate access diberlakukan secara efektif mulai 2 Januari 2026, sehingga sistem dapat dioperasikan secara optimal, tertib, dan mendukung kenyamanan serta keamanan pengguna perpustakaan dan arsip.
Penerapan gate access ini sejalan dengan komitmen Perpustakaan dan Arsip UGM dalam mendukung Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs), khususnya SDGs 4 tentang Pendidikan Berkualitas melalui layanan informasi yang aman dan inklusif, SDGs 9 tentang Industri, Inovasi, dan Infrastruktur melalui penguatan infrastruktur digital di lingkungan kampus, serta SDGs 16 tentang Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh melalui pengelolaan data yang transparan dan terukur.
Ke depan, selain meningkatkan keamanan fisik ruang perpustakaan, sistem gate access juga dapat menjadi pondasi pengembangan layanan berbasis data dan teknologi. “Transformasi digital sudah menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari. Melalui sistem ini, kami ingin memastikan perpustakaan dan arsip tetap dekat dengan kebutuhan pengguna, mudah diakses, dan terus memberi manfaat nyata bagi civitas academica.” tutup Arif.
Langkah ini menandai satu lagi fase penting perjalanan Perpustakaan dan Arsip UGM dalam membangun ekosistem layanan informasi yang modern, berkelanjutan, dan berorientasi pada kebutuhan pengguna di era digital.
Kontributor: Wasilatul Baroroh