Transformasi digital mendorong perpustakaan dan lembaga kearsipan bergerak cepat menata ulang strategi pengelolaan informasi. Isu tersebut menjadi sorotan dalam webinar nasional Ngabuburit Bersama Forum Pustakawan UGM bertajuk “Konvergensi Arsip, Perpustakaan & Teknologi: Menuju Digital Asset Management (DAM)” yang diikuti ratusan pustakawan, arsiparis, dan praktisi teknologi informasi dari berbagai daerah.
Kegiatan yang digelar oleh Perpustakaan dan Arsip UGM melalui Forum Pustakawan ini menghadirkan peserta dari institusi pendidikan, lembaga pemerintah, hingga sektor industri kreatif. Forum menjadi wadah berbagi praktik dan solusi atas tantangan pengelolaan arsip serta konten digital yang volumenya terus meningkat.
Ketua panitia, Martina Uki Emilyasanti, S.I.Pust., menyampaikan apresiasi atas partisipasi peserta. “Forum ini kami siapkan sebagai ruang belajar bersama agar pustakawan dan arsiparis siap menghadapi perubahan ekosistem informasi digital,” ujarnya.
Kegiatan dibuka dengan sambutan Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA. Ia menegaskan pentingnya pengelolaan arsip digital yang terintegrasi di lingkungan perguruan tinggi. “Digital Asset Management membantu memastikan informasi tetap terjaga, mudah diakses, dan mendukung pendidikan serta riset,” katanya.
Sesi diskusi dipandu moderator Maryono, S.IP., Pustakawan UGM, yang mengarahkan jalannya dialog secara interaktif. Paparan materi kemudian disampaikan oleh Yogi Hartono, S.Sos., M.M., Kepala Bidang Quality Assurance & Digital Asset Management CNN Indonesia, Ketua II Perkumpulan Pengelola Rekod Indonesia (P3RI), sekaligus dosen mitra Manajemen Informasi dan Perpustakaan Universitas Padjadjaran.
Dalam presentasinya, Yogi Hartono, S.Sos., M.M., menjelaskan DAM sebagai sistem pengelolaan aset digital secara menyeluruh sejak penciptaan, pemberian metadata, penyimpanan, distribusi, hingga preservasi jangka panjang. “Pengelolaan yang sistematis membuat file mudah ditelusuri kembali dan aman untuk jangka panjang,” ujarnya.
Ia juga menekankan pentingnya metadata sebagai fondasi klasifikasi dan temu kembali informasi, serta mendorong transformasi peran pustakawan dan arsiparis ke arah kurasi digital dan manajemen rekod berbasis sistem. Diskusi berlangsung dinamis dengan pembahasan tentang prioritas preservasi arsip penting, langkah awal implementasi, serta strategi penyimpanan berlapis.
Kegiatan Ngabuburit Bersama Forum Pustakawan UGM ini merupakan agenda rutin yang diselenggarakan setiap hari Rabu selama bulan Ramadan. Tradisi “ngabuburit” dimaknai sebagai mengisi waktu menjelang berbuka puasa dengan aktivitas bermanfaat. Forum ini dimanfaatkan untuk menghadirkan diskusi keilmuan dan penguatan kompetensi profesi.
Kegiatan ini sejalan dengan Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (SDGs), yakni SDG 4 Pendidikan Berkualitas yang bertujuan menjamin pendidikan inklusif dan kesempatan belajar sepanjang hayat melalui penguatan akses informasi, SDG 9 Industri, Inovasi, dan Infrastruktur yang mendorong pembangunan infrastruktur digital serta inovasi sistem pengelolaan data seperti DAM, serta SDG 16 Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh yang menekankan tata kelola institusi yang efektif, transparan, dan akuntabel melalui pengelolaan arsip dan rekod yang tertib.
Melalui forum rutin ini, komunitas pustakawan memperkuat komitmen menjaga keberlanjutan pengetahuan. Tata kelola yang terstruktur dan kolaborasi lintas bidang menjadi fondasi agar setiap aset digital tetap tersimpan, terlindungi, dan dapat dimanfaatkan generasi mendatang.
Kontributor: Wasilatul Baroroh