Kebutuhan informasi sivitas akademika terus menjadi pertimbangan dalam pengembangan koleksi Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM). Untuk memastikan koleksi yang tersedia tetap sesuai dengan kebutuhan tersebut, Perpustakaan dan Arsip UGM meninjau kembali Kebijakan Pengembangan Koleksi tahun 2026.
Peninjauan dilakukan melalui rapat penyelarasan draf Kebijakan Pengembangan Koleksi pada Selasa (11/8) di Ruang Rapat L6, Lantai 2, Perpustakaan dan Arsip UGM. Rapat tersebut membahas sembilan poin revisi yang akan diselaraskan ke dalam draf kebijakan yang telah disesuaikan dengan tata naskah dinas UGM.
Rapat diawali dengan pengantar dari Kepala Bidang Data dan Sistem Informasi, Yulistiarini Kumaraningrum, SP., MM. Pembahasan kemudian dilanjutkan oleh Koordinator Pengembangan Koleksi, Aprilia Mardiastuti, SIP., MA., yang memaparkan proses penyusunan kebijakan.
Dalam penyusunannya, sejumlah hal teknis akan ditempatkan dalam petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis tersendiri. Menurut Aprilia, langkah tersebut diperlukan agar pasal-pasal dalam kebijakan dapat memuat arah pengembangan koleksi secara lebih optimal, sementara ketentuan teknis dapat menjadi acuan dalam pelaksanaan.
“Kegiatan yang teknis dibuat tersendiri sebagai petunjuk teknis kerja agar pasal dalam kebijakan pengembangan koleksi optimal,” ujar Aprilia.
Beberapa ketentuan teknis telah disusun sebagai turunan dari kebijakan. Dua di antaranya menjadi prioritas, yaitu ketentuan seleksi koleksi yang berasal dari hadiah, hibah, dan sumbangan serta pedoman kuadran pengadaan koleksi pembelian.
Penyusunan pedoman teknis juga dilakukan dengan mempertimbangkan komponen akreditasi perpustakaan. Roh Wahyu Widayati, S.I.Pust., menjelaskan bahwa terdapat enam unsur dalam pengelolaan koleksi yang perlu dipenuhi. Karena memiliki aspek teknis yang cukup rinci, ketentuan tersebut perlu dituangkan dalam dokumen tersendiri.
“Sesuai komponen dalam akreditasi perpustakaan, ada enam unsur dalam pengelolaan koleksi yang perlu dipenuhi dan tidak bisa dimuat dalam kebijakan pengembangan koleksi. Oleh karena itu, dibuat ketentuan atau pedoman teknis,” jelas Roh Wahyu.
Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, SIP., MBA., mengapresiasi langkah yang telah dilakukan tim dalam menyusun dan menyelaraskan kebijakan tersebut. Menurutnya, pengembangan koleksi merupakan bagian penting dalam memastikan kebutuhan informasi pemustaka dapat terlayani.
“Ini adalah salah satu yang perlu disegerakan, karena pengembangan koleksi penting untuk menentukan apa yang dibutuhkan oleh pemustaka,” kata Arif.
Ia juga menekankan pentingnya evaluasi setelah kebijakan ditetapkan. Perubahan kebutuhan pemustaka dan kondisi lingkungan akademik perlu menjadi pertimbangan dalam melihat kembali kebijakan yang telah disusun.
“Kebijakan yang akan diajukan ini tetap harus dievaluasi setiap tahunnya, apakah masih sesuai dengan keadaan atau belum,” ujarnya.
Setelah rapat, tim yang telah dibentuk akan melanjutkan proses penyelarasan draft Kebijakan Pengembangan Koleksi Tahun 2026. Sembilan poin revisi akan diintegrasikan dan disesuaikan dengan keseluruhan isi kebijakan sebelum memasuki tahap selanjutnya.
Upaya tersebut mendukung Sustainable Development Goals (SDGs) 4: Pendidikan Berkualitas melalui penguatan sumber informasi yang menunjang pembelajaran dan penelitian. Pengelolaan koleksi yang terarah juga berkontribusi pada SDG 9: Industri, Inovasi, dan Infrastruktur, khususnya dalam memperkuat infrastruktur pengetahuan di lingkungan akademik.
Kebijakan pengembangan koleksi menjadi salah satu pijakan dalam memastikan koleksi tetap relevan dengan kebutuhan pemustaka. Evaluasi dan penyempurnaan yang dilakukan secara berkala diharapkan dapat menjaga agar setiap keputusan pengembangan koleksi tetap memiliki arah yang jelas dan memberikan manfaat bagi sivitas akademika.
Kontributor: Wasilatul Baroroh