Di balik sebuah jurnal yang terbit tepat waktu, ada pekerjaan panjang yang tidak selalu terlihat. Naskah perlu diproses, reviewer perlu dikelola, setiap peran dalam tim harus berjalan, hingga berbagai persyaratan akreditasi dan indeksasi perlu dipastikan terpenuhi.
Bagi pengelola jurnal, setiap detail tersebut menjadi bagian dari pekerjaan sehari-hari. Ketika ingin meningkatkan kualitas layanan dan mengoptimalkan pengelolaan jurnal, melihat bagaimana institusi lain menjalankan proses yang sama bisa menjadi salah satu cara untuk menemukan perspektif dan strategi baru.
Hal itulah yang membawa Unit Bahasa dan Perpustakaan Politeknik Energi dan Pertambangan (PEP) Bandung melakukan studi tiru (benchmarking) ke Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) melalui tim editorial jurnal Berkala Ilmu Perpustakaan dan Informasi (BIP) pada Rabu (23/9/2026). Kunjungan ini dilakukan untuk mempelajari tata kelola dan strategi pengembangan jurnal yang dapat mendukung peningkatan kualitas layanan dan optimalisasi pengelolaan jurnal di lingkungan PEP Bandung.
Sebanyak empat perwakilan PEP Bandung hadir dalam diskusi terarah selama kurang lebih dua jam. Pertemuan kemudian menjadi ruang berbagi pengalaman antara pengelola jurnal PEP Bandung dan tim jurnal BIP UGM melalui sharing session bertajuk “Manajemen Jurnal Elektronik, Strategi Akreditasi dan Indeksasi”. Hadir Sri Junandi, SIP., Managing Editor Berkala Ilmu Perpustakaan dan Informasi UGM, untuk membagikan pengalaman dalam mengelola jurnal sekaligus menjawab berbagai hal yang menjadi perhatian pengelola.
Salah satu pembahasan yang langsung menyentuh pekerjaan di balik layar adalah pengelolaan Open Journal Systems (OJS). Menurut Sri Junandi, OJS perlu ditata dengan alur kerja yang rapi dan pembagian peran yang jelas. Pengelola jurnal tidak perlu mengerjakan seluruh proses seorang diri. Manajemen situs, manajemen jurnal, hingga manajemen penerbitan perlu dibagi secara sistematis, mulai dari editor, reviewer, copy editor, layout editor, hingga proofreader.
Dari sana, pembahasan berlanjut ke tahapan yang menjadi target banyak pengelola jurnal: akreditasi dan indeksasi. Sri Junandi menjelaskan bahwa persiapan akreditasi perlu dilakukan dengan memastikan setiap kriteria terpenuhi secara terukur. Formulir evaluasi, formulir review, hingga response letter dari author menjadi bagian yang perlu diperhatikan. Proses review pun perlu memberi ruang bagi reviewer untuk menilai substansi naskah secara mendalam agar kualitas artikel yang diterbitkan terus terjaga.
“Kriteria dalam form evaluasi dan review harus dipenuhi secara terukur dari abstrak sampai bibliografi, sehingga author tahu di mana letak kekurangannya. Reviewer juga harus diberi keleluasaan mereview naskah demi meningkatkan kualitas substansi,” ujar Sri Junandi.
Tidak berhenti pada hal-hal besar, berbagai detail teknis yang kerap terlewat juga ikut dibahas. Mulai dari penggunaan judul sirahan yang informatif dalam bahasa Inggris sebagai salah satu persyaratan menuju Scopus, batas toleransi plagiarisme maksimal 20 persen, hingga pembuktian statistik kunjungan laman melalui unique visitor.
Untuk menuju akreditasi Sinta, Sri Junandi memaparkan sejumlah persyaratan dasar yang perlu dipastikan pengelola jurnal. Di antaranya e-ISSN yang valid dan identik, penerbitan secara berturut-turut minimal tiga tahun dengan frekuensi minimal dua kali setahun dan lima artikel setiap terbitan, susunan editor dan reviewer dari berbagai afiliasi, penerapan etika publikasi, transparansi biaya penulis, akun editor yang aktif, serta DOI yang berfungsi pada seluruh artikel.
Sementara itu, perjalanan menuju indeksasi dapat dilakukan secara bertahap. Pengelola jurnal dapat memulai dengan memastikan DOI melalui Crossref dan Google Scholar, kemudian melanjutkan ke Garuda, DOAJ, hingga menargetkan Scopus.
Di tengah pembahasan teknis tersebut, pengelolaan jurnal kembali ditempatkan pada tanggung jawab yang lebih besar. Setiap keputusan yang diambil dalam proses penerbitan akan meninggalkan jejak akademik yang panjang.
“Pengelolaan jurnal membutuhkan tanggung jawab intelektual, karena setiap artikel yang diterbitkan akan menjadi bagian dari rekam ilmiah yang dapat bertahan lama dan dirujuk oleh banyak orang.” tegas Safirotu Khoir, Editor in Chief jurnal BIP UGM.
Pesan tersebut memperlihatkan bahwa pekerjaan pengelola jurnal tidak berhenti pada memastikan satu edisi selesai diterbitkan. Setiap proses di belakangnya ikut menentukan kualitas dan kredibilitas pengetahuan yang sampai kepada pembaca dan peneliti berikutnya.
Pertukaran pengalaman melalui studi tiru ini pun menjadi bagian dari upaya memperkuat kapasitas pengelolaan publikasi ilmiah di lingkungan pendidikan tinggi. Kolaborasi ini turut mendukung Sustainable Development Goals (SDGs) 4: Pendidikan Berkualitas melalui penguatan kualitas publikasi dan literasi ilmiah, serta SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan melalui transfer pengetahuan dan penguatan kapasitas antar-institusi.
Kontributor: Wasilatul Baroroh