Tim UPA Perpustakaan Universitas Cenderawasih (Uncen) datang ke Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) dengan satu tujuan: belajar dari pengalaman pengelolaan perpustakaan perguruan tinggi. Kunjungan benchmarking yang berlangsung Selasa (11/8) di Ruang Sidang Perpustakaan dan Arsip UGM itu kemudian berkembang menjadi ruang berbagi tentang layanan, teknologi, konten digital, hingga bagaimana sebuah perpustakaan menghadirkan ruang yang nyaman bagi pemustakanya.
Kepala UPA Perpustakaan Universitas Cenderawasih, Dr. Thereseta Evilianingsih, S.IP., M.Si., menyampaikan maksud dan tujuan kunjungan tersebut. Benchmarking menjadi bagian dari upaya UPA Perpustakaan Uncen meningkatkan kapasitas sumber daya manusia, mutu layanan, tata kelola, dan inovasi layanan perpustakaan. Sejumlah hal menjadi perhatian, antara lain pengelolaan layanan, otomasi, pengembangan koleksi, literasi informasi, repositori institusi, teknologi informasi, serta sarana dan prasarana.
Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Arif Surachman, membagikan pengalaman UGM dalam merespons kebutuhan pemustaka yang terus berubah. Ia menjelaskan bahwa penguatan perpustakaan tidak hanya dilakukan melalui layanan digital, tetapi juga dengan memperhatikan pengalaman pemustaka ketika berada di ruang perpustakaan. “Perpustakaan dan Arsip UGM mulai berubah. Selain memperkuat konten digital, kami juga menghadirkan ruang yang nyaman bagi pemustaka serta memperpanjang jam layanan,” ujar Arif.
Dua hal tersebut berjalan beriringan. Ketika informasi semakin mudah diakses melalui perangkat digital, perpustakaan tetap memiliki peran penting sebagai ruang untuk belajar, mencari informasi, dan mendukung aktivitas akademik. Karena itu, pengembangan konten digital berjalan bersama dengan upaya menghadirkan ruang yang dapat digunakan pemustaka secara nyaman.
Pembicaraan kemudian dilanjutkan oleh Kepala Bidang Perpustakaan, Perpustakaan dan Arsip UGM, Wahyu Supriyanto, S.E., M.Si. Ia menyampaikan gambaran umum mengenai Perpustakaan UGM sebagai pemantik diskusi.
Dari pemaparan tersebut, diskusi mengalir ke persoalan yang lebih teknis dan dekat dengan pekerjaan sehari-hari di perpustakaan. Layanan perpustakaan hingga teknologi informasi menjadi bagian dari pembahasan. Tidak hanya itu, pengelolaan repositori institusi dan literasi informasi turut dibicarakan, termasuk pengembangan konten digital dan pelatihan bagi pemustaka.
Program literasi informasi Perpustakaan dan Arsip UGM turut menjadi bagian dari pembahasan. Safirotu Khoir, Ph.D., Koordinator Humas dan Urusan Internasional Perpustakaan dan Arsip UGM, menjelaskan bahwa kegiatan literasi informasi difasilitasi dalam berbagai metode dan skala, mulai dari layanan untuk individu, kelompok kecil, hingga kelompok besar. Program tersebut antara lain hadir melalui Information and Assistance Center (IAC), Library Clinic, Miniclass, dan berbagai kegiatan literasi informasi lainnya.
Rangkaian pertemuan kemudian dilanjutkan dengan penandatanganan nota kesepahaman (Memorandum of Understanding/MoU) dan Implementation Arrangement (IA) antara Perpustakaan dan Arsip UGM dan UPA Perpustakaan Universitas Cenderawasih. Penandatanganan kedua dokumen tersebut menjadi bagian penting dalam memperkuat hubungan kelembagaan dan membuka ruang kolaborasi antara kedua perpustakaan, khususnya dalam pengembangan kapasitas, berbagi pengetahuan, serta penguatan layanan perpustakaan perguruan tinggi.
Setelah penandatanganan MoU dan IA, rombongan UPA Perpustakaan Uncen diajak melihat secara langsung berbagai fasilitas dan layanan Perpustakaan dan Arsip UGM. Dari ruang sidang, kunjungan berlanjut ke sejumlah ruang layanan dan sarana pendukung yang menjadi bagian dari pengelolaan perpustakaan.
Di sinilah benchmarking menemukan maknanya. Apa yang dibicarakan di ruang sidang dapat dilihat dalam praktik; sementara pengalaman yang dibawa dari Uncen menjadi perspektif lain yang ikut memperkaya percakapan. Kunjungan ini menjadi bagian dari budaya saling belajar antarlembaga, karena praktik baik tidak harus berhenti di satu tempat. Ia dapat dibagikan, dipelajari, kemudian disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perguruan tinggi.
Semangat tersebut sejalan dengan Sustainable Development Goals (SDGs) 4: Pendidikan Berkualitas, melalui penguatan dukungan perpustakaan terhadap proses pembelajaran dan akses terhadap sumber pengetahuan. Kegiatan ini juga mendukung SDG 17: Kemitraan untuk Mencapai Tujuan, melalui pertukaran pengetahuan dan penguatan jejaring antarlembaga pendidikan tinggi.
Pada akhirnya, perjalanan sebuah perpustakaan tidak selalu harus dimulai dari sesuatu yang besar. Terkadang, sebuah gagasan baru lahir dari percakapan sederhana antarpustakawan, tentang apa yang sudah dilakukan, apa yang masih perlu diperbaiki, dan apa yang bisa dipelajari dari satu sama lain. Kunjungan UGM dan Uncen menjadi salah satu ruang untuk memulai percakapan itu.
Kontributor: Wasilatul Baroroh