Universitas Gadjah Mada (UGM) berkomitmen untuk memberikan layanan informasi publik sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Dalam rangka pelaksanaan layanan informasi publik, Rektor menetapkan Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada nomor: 1394/UN1.P/SK/HUKOR/2018 tentang Pengelola Informasi dan Dokumentasi Universitas Gadjah Mada. Pada keputusan tersebut Rektor mengangkat Sekretaris Eksekutif (Ex-Officio) sebagai Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh Pelaksana Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi yang terdiri dari Kepala Bagian Humas dan Protokol (Ex-Officio), Kepala Kantor Administrasi (Ex-Officio) Fakultas dan Sekolah, Kepala Arsip (Ex-Officio), Kepala Perpustakaan (Ex-Officio) serta Sebpelaksana Layanan Informas yaitu Kepala Subbagian Layanan Informasi (Ex-Officio dan Subpelaksana Layanan Dokumentasi oleh Kepala Subbagian Pemberitaan (Ex-Officio).
Ruang Lingkup Kegiatan
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pelaksana di Perpustakaan dan Arsip bertugas dalam mengelola dan memberikan layanan informasi publik dengan lingkup kegiatan meliputi:
- Pengelolaan dan penyebarluasan informasi yang relevan dan dibutuhkan oleh masyarakat serta sivitas akademika.
- Penyediaan informasi publik melalui mekanisme online maupun offline.
- Melayani permohonan informasi dari masyarakat, mahasiswa, dosen, dan staf di lingkungan UGM.
- Menjamin akses informasi publik yang akurat, cepat, dan tepat sasaran.
- Pengelolaan keberatan atas permohonan informasi yang tidak terpenuhi.
Maksud dan Tujuan
- Mewujudkan transparansi pengelolaan informasi publik di lingkungan UGM.
- Memastikan tersedianya informasi yang akurat, relevan, dan sesuai dengan kebutuhan pemohon informasi.
- Meningkatkan akuntabilitas dan kredibilitas Perpustakaan dan Arsip UGM dalam mengelola informasi publik.
- Memenuhi kewajiban institusi dalam memberikan akses keterbukaan informasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Tugas dan Fungsi
- Tugas:
- Menghimpun, mengelola, dan menyimpan informasi publik di lingkungan Perpustakaan dan Arsip UGM.
- Memberikan pelayanan informasi kepada publik baik secara langsung maupun tidak langsung.
- Melakukan koordinasi dengan unit-unit terkait di Perpustakaan dan Arsip UGM dalam rangka pengelolaan informasi publik.
- Menangani pengaduan dan keberatan terkait dengan pelayanan informasi.
- Fungsi:
- Pengelolaan informasi: menghimpun dan menyusun data serta informasi yang relevan dari seluruh unit di Perpustakaan dan Arsip UGM.
- Pelayanan: menyampaikan informasi yang diminta secara transparan, cepat, dan tepat.
- Perlindungan informasi: melindungi informasi yang bersifat rahasia dan menjaga kerahasiaan data yang dikecualikan dari keterbukaan informasi.
SK Pengelola Informasi dan Dokumentasi, lihat di sini
SOP Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi, lihat di sini
Standar Pelayanan Informasi Publik, lihat di sini